Vedtekter

Vedtas på Stiftelsesmøtet 12.12.21


Mønstervedtekter utgitt av Vellenes Fellesorganisasjon.

Hensikten med forslagene er at vel som er under stiftelse kan dra nytte av gjengs erfaring på ulike områder når det gjelder utforming av vedtekter. Det kan også være behov for eksisterende foreninger å vurdere gjeldende vedtekter i forhold til forslag til mønstervedtekter.

Forslag til vedtekter

Disse vedtektene er et forslag; de inneholder anbefalinger som er ment som grunnlag for diskusjon. Forslaget bør gjennomdrøftes ut fra behov en har lokalt. Legg til og trekk fra ut fra hva dere mener er hensiktsmessig. Vellenes Fellesorganisasjon fraskriver seg ethvert ansvar ved bruk av vedtektene, og kan følgelig heller ikke holdes ansvarlig for tap som følge av bruk av vedtekten.

Ved utarbeiding av vedtekter er det viktig å legge vekt på at disse skal dekke de grunnleggende reglene for foreningen og ikke være for detaljerte. Regulering av saker som oppstår ettersom tiden går, bør som hovedregel behandles årsmøtet som vanlige saker, eller av styret etter rammefullmakt fra årsmøtet.

Vedtektene til et lag eller en forening kan omtales som lovene og reglene medlemmene har vedtatt å følge.

Send inn informasjon - registrering - ny eller endret

Informasjon om nystartet forening eller endring i vedtekter bør sendes inn til

  • Brønnøysundregistrene, primært Frivillighetsregisteret (pliktig dersom en er registrert der fra før eller ønsker å delta i kompensasjonsordningene for merverdiavgift eller grasrotandel)
  • Bankforbindelse
  • Kommunen
  • Eventuelle nabovel, kommunalt velforbund og andre foreninger i området
  • Til Vellenes Fellesorganisasjon for medlemskap

Under forslagene finner du merknader og forslag til eventuelle tillegg og presiseringer som kan vurderes av dere selv:


For velforeninger med frivillig medlemskap

Foreningens navn FJELL VEL

Stiftet 12.12.21

· Formål

NN vel er en partipolitisk nøytral forening som har til formål er å ivareta medlemmenes og velområdets felles interesser.

Velforeningen skal i sitt arbeid bidra til en balansert utvikling ved å arbeide for gode oppvekst vilkår og bomiljøer og bidra til at det tas natur- og miljøhensyn i utviklingen av området.

Vellet tar opp, samordner og gjennomfører tiltak til beste for beboerne og velområdet.

Velforeningen representerer befolkningen i sitt område overfor kommunen og andre offentlige instanser. Foreningen skal ivareta velområdets interesser som et hørings- og samarbeidsorgan overfor andre instanser og er befolkningens talerør utad i saker som vedrører områdets og befolkningens interesser.

Velforeningen skal opprettholde en jevnlig kontakt med kommunale organer og holde seg orientert om de planer som foreligger for området på kort og på lang sikt.

Vellet skal arbeide for et godt forhold til andre foreninger og organisasjoner i distriktet og samarbeide med disse om saker av felles interesse.

Eventuelle tillegg:

Foreningen utfører oppgaver som faller utenfor sameiets myndighetsområde eller som sameiet etter vedtak finner det formålstjenlig at velforeningen har ansvar for.

Velforeningen er medlem av Vellenes Fellesorganisasjon.

· Velområdets avgrensning

Grensene er avmerket på vedlagte kartutsnitt.

Beskrivelse av avgrensningen:

Mot nord: xx

Mot vest: xx

Mot syd: xx

Mot øst: xx

· Juridisk person

Velforeningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.

· Medlemskap og stemmerett

Alle beboere innen velområdet kan være medlemmer av vellet. Medlemskapet omfatter husstanden.

Borettslag, boligsameier og sameier kan ha kollektivt medlemskap. Obligatorisk medlemskap gjennom skjøte eller leiekontrakt kan finne sted.

På medlemsmøter og årsmøter har alle tilstedeværende medlemmer stemmerett. Det kan ikke stemmes ved fullmakt.

Medlemmer er forpliktet til å betale den kontingent som årsmøtet til enhver tid har fastsatt. Utmelding skal skje skriftlig. Et medlem som ikke har betalt kontingenten på to år, kan strykes av styret.

Velforeningen registrerer navn på eier av eiendommen gjennom åpne kilder. Kontaktinformasjonen oppbevares på en sikker måte og blir værende i foreningen. Kontaktinformasjon som epost og mobil benyttes kun for å informere medlemmene om foreningens aktiviteter. Velforeningen skal sletter informasjonen når det ikke lenger er behov for den.

Støttemedlemmer har ikke stemmerett.

Eventuelle tillegg:

Familier betaler kontingent som ett medlem. Hjemmeværende myndige barn kan stå som selvstendig medlem.

Leietakere i separat boenhet kan være medlemmer.

· Regnskaper og regnskapsår

Vellets regnskapsår skal følge kalenderåret. Revidert regnskap skal legges fram for medlemmene hvert år.

  • Årsmøter

Vellets høyeste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utløpet av 1. kvartal og bekjentgjøres senest 4 uker før møtet. Innkalling til årsmøtet sendes alle medlemmer senest 14 dager før møtet sammen med dagsorden, styrets beretning og årsregnskap for siste kalenderår, samt innkomne forslag.

Saker som medlemmene ønsker behandlet på årsmøtet, må være styret i hende senest 3 uker før årsmøtet.

Årsmøtet ledes av vellets leder eller en møteleder valgt av årsmøtet.

Årsmøtet skal behandle følgende saker:

  • Godkjenning av innkalling og dagsorden
  • Valg av møteleder, 2 til å undertegne protokollen og tellekorps
  • Styrets beretning
  • Årsregnskap med revisjonsberetning
  • Budsjett for kommende år - herunder fastsettelse av kontingent og planer for kommende år/styrets handlingsprogram
  • Innkomne forslag
  • Valg av
  • Leder
  • Styremedlemmer
  • Varamedlemmer
  • Revisorer for 1 år
  • Valgkomite med 3 medlemmer for 1 år

Leder og styrets medlemmer velges for 2 år ad gangen, men slik at halvparten av styret er på valg hvert år. Gjenvalg kan finne sted.

Et lovlig innkalt årsmøte er beslutningsdyktig uansett antall fremmøtte. Alle vedtak fattes med simpelt flertall, såfremt ikke annet er bestemt. Styrets medlemmer har stemmerett i alle saker unntatt behandling av årsberetning og regnskap. Avstemming skal skje skriftlig når det er mer enn 1 kandidat til et verv eller når en representant på årsmøtet krever det. Det skal føres protokoll over årsmøtets forhandlinger.

· Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte holdes når styret eller minst 10% av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkallingen må skje på samme måte som for ordinære årsmøter og innkallingen må angi de saker som ønskes behandlet. Et ekstraordinært årsmøte kan bare behandle de saker som er nevnt innkallingen.

· Styret

Styret skal bestå av

  • Leder
  • Nestleder
  • Sekretær
  • Kasserer
  • x styremedlemmer
  • x varamedlemmer

Styret konstituerer seg selv.

Styret forestår den løpende drift og ledelse av vellet på grunnlag av vellets vedtekter og beslutninger fattet av årsmøtet.

Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder, samt minst «x» av de øvrige styremedlemmer eller varamedlemmer er til stede. Alle avgjørelser treffes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet er leders /nestleders stemme avgjørende.

Leder innkaller til styremøte. Styret kan også innkalles av tre styremedlemmer i fellesskap. Alle styrets medlemmer skal i tilfelle være varslet om dette. Saksdokumenter skal så langt det er mulig være utsendt på forhånd. Styret fører protokoll over sine forhandlinger.

Vellet forpliktes av leder eller ved dennes forfall av nestleder sammen med et av de øvrige medlemmer av styret. Alle utbetalinger skal være anvist av leder eller ved dennes forfall av nestleder sammen med et av de øvrige medlemmer av styret.

Styret kan ikke oppta lån eller inngå avtaler med større økonomisk forpliktelse for vellet uten etter vedtak på årsmøtet.

Styret oppnevner dessuten de utvalg eller komiteer som det er behov for. Leder i slike komiteer bør være medlem av styret. Unntatt herfra er valgkomiteen.

· Medlemsmøter

Styret arrangerer medlemsmøter når det foreligger saker som befolkningen bør orienteres om, når styret finner det ønskelig å drøfte en sak i et videre forum og høre medlemmenes synspunkter eller når det uttrykkes ønske om slike møter fra kommunen.

Eventuelle avstemminger på slike møter er veiledende for styret ved den videre behandling av saken.

· Samarbeid

Vellet bør arbeide for et godt forhold til andre foreninger og organisasjoner i distriktet og bør ha et nært samarbeide med disse. Om nødvendig koordinerer vellet slik virksomhet.

Vellet må opprettholde en jevnlig kontakt med kommunale organer og delta på de orienterings- og informasjonsmøter som blir holdt for å bli kjent med de planer som foreligger for området på kort og på lang sikt.

Vellet bør stå i nær kontakt med nabovellene og samarbeide med disse om saker av felles interesse.

· Vedtektsendringer

Vedtektsendringer kan bare vedtas av årsmøtet. Forslagene må være innkommet til styret innen 2 måneder for årsmøtet og kunngjøres sammen med innkalling til dette.

Vedtektsendringer kan bare avgjøres med 2/3 flertall når minst 10% av medlemmene er til stede. Er årsmøtet ikke beslutningsdyktig etter denne bestemmelse, skal styret kalle inn til ekstraordinært årsmøte med 14 dagers varsel. Dette årsmøtet er beslutningsdyktig uansett antall fremmøtte.

· Æresmedlemmer

Årsmøtet kan etter innstilling fra styret utnevne til æresmedlemmer personer som gjennom lengre tid og/eller etter spesielt god innsats for vellet, har gjort seg fortjent til dette.

· Oppløsning

Forslag om oppløsning av vellet må behandles på 2 påfølgende ordinære årsmøter og krever minst 2/3 flertall med minst 25% av medlemmene til stede.

Disponering av vellets midler og eiendeler bestemmes med simpelt flertall på det andre årsmøtet og skal anvendes til tiltak til beste for velområdet.

Ingen medlemmer har krav på foreningens midler eller andel av disse

Dersom intet bestemmes på nevnte årsmøte overlates midlene og eiendelene til nn kommune som kan disponere disse til formål til beste for vedkommende velområde.

Vellets arkiver skal overlates kommunens bibliotek for oppbevaring.

  • Ikrafttreden

Disse vedtekter er fastsatt på årsmøtet den xx.xx.xxxx, sist revidert på årsmøtet xx.xx.xxxx og trer i kraft fra samme dato.

Kommentarer til forslaget

Til § 3: Medlemskap

Medlemskap fastsettes ofte pr. husstand, men individuelt medlemskap brukes også, likeledes ordninger med familie- eller pensjonistmedlemskap. Boligsameier eller sameier som inngår i en velforening kan tilbys redusert kontingent ved kollektiv innmelding. Det er vanlig at alle medlemmer i slike enheter har samme rettigheter som individuelle medlemmer.

Det må avklares hvem som er stemmeberettiget på årsmøter hvis medlemskap regnes pr. husstand. Det praktiseres; en stemme pr. husstand, at alle som er tilstede fra husstanden eller alle beboere over 16 år kan avgi stemme. Prinsipielt bør medlemskap knyttes til betalt kontingent, dvs. en stemme for hvert medlemskap. Det kan imidlertid være en fordel at så mange som mulig føler at de kan være med på å påvirke beslutningene.

Forholdet mellom fastboende og ikke-fastboende f.eks. hytteeiere eller forretningsdrivende må avklares. Tre løsninger kan være hensiktsmessig:

. Det dannes egne foreninger for ikke-fastboende og eller næringsdrivende,

. Alle kan bli medlem,

. Ikke-fastboende, som bor i området vesentlige deler av året, kan søke om medlemskap.

Til § 4: Velområdets avgrensning

Dette er særlig viktig dersom nystartet velforening vil ha grenser mot andre velforeninger i området.

I de tilfeller etableringen har sitt utgangspunkt i en boligklynge, gjerne sameie, kan det være naturlig å la vellet omfatte et større område ut fra hva som faller innenfor interesseområdet. Det kan være nærliggende friområder, utmark eller innmark. Dersom det i dette området er boliger, vil disse i så fall bli omfattet av vellet, men ikke være en del av sameiet.

Til § 6: Årsmøtet

Det er viktig at det er full åpenhet omkring innkalling og gjennomføring av et årsmøte. Fraksjonering må unngås. En velforening er i sin natur en konsensusforening. Det er derfor også viktig å vurdere benkeforslag nøye ut fra kravet om at alle saker skal være kjent på forhånd. Er forslaget som fremkommer et endringsforslag, eller er det et nytt forslag. Se mer under «Drift av vel/Arbeid i velforeningen».

For velforeninger som har representasjon i styret fra definerte deler av velområdet, kan det være naturlig å velge personlige varamedlemmer.

Alternativ formulering § 6:

Styret skal bestå av

  • Leder
  • Nestleder
  • Sekretær
  • Kasserer
  • x styremedlemmer
  • personlige varamedlemmer til styret

Eventuelt tillegg:

Ingen kan ha samme styreverv lenger enn 6 år av gangen.

Stemmegivning på årsmøtet, nærmere regler.

Det er innarbeidet god praksis når det gjelder avstemmingsregler i demokratiske organisasjoner og foreninger. Ønsker en nærmere beskrivelse av disse, foreslår vi følgende som kan benyttes helt eller delvis:

«Med mindre annet er bestemt, skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. Valg foregår skriftlig når det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke og stemmene skal anses som ikke avgitt.

Alternativ 1: Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmene, skal den velges som har fått flest stemmer (relativt flertall).

Alternativ 2: Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmene, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

Til § 7: Styret

Noen kan ønske å ha klarere beskrevet hva som er styrets oppgaver og plikter. Det er imidlertid viktig å huske på at - jo mer detaljer, jo lettere er det å fraskrive seg oppgaver som ikke er nevnt.

Når det gjelder styrets opplysningsplikt overfor medlemmene er spørsmålet hvor langt den strekker seg når den ikke har særlig grunnlag i vedtekter, forretningsorden eller praksis, og Woxholdt trekker også opp en grense mot hva som kan skade tredjemann.

Det finnes ikke noen allmenn regel om å offentliggjøre styrereferater. En slik regel bør i tilfelle fremgå av vedtektene eller skrevne interne retningslinjer i vellet.

Eventuelle tillegg/Alternativ formulering § 7:

Styret skal:

  • iverksette årsmøtets vedtak og bestemmelser
  • stå for velforeningens daglige ledelse og ivareta med lemmenes interesser overfor andre instanser
  • stå for den alminnelige forvaltningen av foreningen, herunder forvalte velforeningens eiendeler/eiendom og føre kontroll med foreningens økonomi
  • etter behov oppnevne komiteer eller personer til å løse spesielle oppgaver. (F. eks. bør kursansvarlig i velforeningen være styremedlem).
  • etter beste evne søke å oppfylle foreningens formål etter gjeldende vedtekter.
  • representere foreningen utad
  • påse for at foreningen er forsvarlig forsikret ut i fra de verdier foreningen innehar og den virksomhet som bedrives

Til § 12. Oppløsning

Det bør være en omstendelig prosess å oppløse foreningen. Selv om aktiviteten kan ligge nede i en lengre periode, vil det være lettere å komme i gang igjen, når man har en eksisterende forening å bygge på.